NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 3234


OBJETO

Esta norma establece y unifica los requisitos para la elaboración de circulares.

DEFINICIONES Y CLASIFICACIÓN
2.1 DEFINICIONES

Para efectos de esta norma se establecen las siguientes:

2.1.1 Circular: comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo texto o contenido, dirigida a varios destinatarios.

2.1.2 Acrónimo: abreviatura conformada por diferentes letras, iniciales o no de una razón social.

2.1.3 Anexo: documento o elemento que acompaña la circular.

2.1.4 Asunto: Síntesis del contenido de la circular.

2.1.5 Despedida: palabra o frase final de cortesía.

2.1.6 Destinatario: persona (en circular externa) o grupo (en circular interna) a quien se le dirige la comunicación.

2.1.7 Encabezado: línea de identificación para indicar la continuidad del documento.

2.1.8 Espacio: distancia horizontal de escritura.

2.1.9 Estilo: orden en la distribución de las diferentes líneas que conformen la circular.

2.1.10 Fecha: lugar de origen del documento, día, mes y año de envió.

2.1.11 Interlínea: distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le denomina renglón.

2.1.12 Líneas especiales: anexos e identificación del transcriptor.

2.1.13 Logotipo: Símbolo que identifica a una empresa.

2.1.14 Membrete: inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurídica.

2.1.15 Modelo: esquema de distribución de zonas, que le permite a la empresa la diagramación de su papelería.

2.1.16 Número o referencia: Identificación consecutiva del documento.

2.1.17 Razón social: nombre que identifica a una empresa.

2.1.18 Remitente: nombre, apellidos y cargo del firmante.

2.1.19 Renglón: (línea de texto): serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.

2.1.20 Saludo o vocativo: línea de cortesía.

2.1.21 Sigla: abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una razón social.

2.1.22 Texto: cuerpo del mensaje.

2.1.23 Transcriptor: persona responsable de digitar el documento.

2.1.24 Zona: espacio predeterminado para la ubicación de un conjunto de datos impresos o escritos.

2.2 CLASIFICACIÓN

2.2.1 De acuerdo con el destinatario las circulares se clasifican en:

2.2.1.1 Circular externa o carta circular. Comunicación con el mismo texto, utilizada para dar a conocer a sus clientes, proveedores o distribuidores: productos, servicios u otras informaciones de carácter general.

2.2.1.2 Circular interna o general. Comunicación con el mismo contenido utilizada para dar a conocer internamente actividades de la entidad: normas generales, cambios, políticas, disposiciones, órdenes y asuntos de interés común.

2.2.2 De acuerdo con el estilo se clasifican en:

2.2.2.1 Bloque extremo
2.2.2.2 Bloque

REQUISITOS

3.1 MÁRGENES

Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm

Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm.

3.2 ZONAS

3.2.1 Zona 1

Espacio destinado para ubicación de la razón social y el logotipo en caso de tenerlo. Las medidas respectivas son de 14 cm horizontales desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde superior.

3.2.2 Zona 2

Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, télex, teléfono, fax, dirección electrónica, NIT y otras menciones obligatorias en virtud de disposiciones legales. Ocupa entre 1,5 cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y horizontalmente puede abarcar todo el ancho del papel.

3.3 CIRCULAR EXTERNA (CARTA CIRCULAR)

La circular externa se dirige en forma personalizada aunque su contenido sea el mismo para diferentes destinatarios y para su elaboración se tiene en cuenta la NTC 3393.

3.4 CIRCUALR INTERNA O GENERAL
3.4.1 Denominación del documento

A partir del margen superior, de dos a tres interlineas se ubica la palabra CIRCULAR en mayúscula sostenida, centrada y destacada con negrilla o espaciada.

3.4.2 Numero (referencia)

La numeración puede ser la consecutiva para correspondencia o independiente para la circular. Le puede anteceder el código de dependencia determinado por cada empresa particular. Se escribe de dos a tres interlineas de la palabra CIRCUALR.

Ejemplos.

CIRCULAR


0103-172


CIRCULAR
RH-172


3.4.3 Fecha

Los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envió se escriben de dos a tres interlineas del numero (referencia). En forma completa en orden de día, mes (en minúscula) y año sin separarlo con punto.

EJEMPLO

Medellín, 20 de octubre de 1.996

3.4.4 Destinatario

A tres interlíneas de la fecha y contra el margen izquierdo o centrado; en mayúscula sostenida, se escribe el grupo destinatario de la circular. En estilo bloque es opcional centrarlo.

EJEMPLOS

PARA DIRECTORES Y SUBDIRECTORES REGIONALES


PARA DIRECTORES Y SUBDIRECTORES REGIONALES

Nota: La preposición PARA no va seguida de dos puntos (:).

3.4.5 Asunto (opcional)

Constituye la síntesis del tema expresada mínimo en cuatro palabras. A tres renglones del grupo destinatario, se escribe el vocablo Asunto con mayúscula inicial y seguida de dos puntos (:).
EJEMPLO.

Asunto: Fiesta de integración

3.4.6 Texto

Se inicia de tres a cuatro interlíneas del grupo destinatario o del asunto, cuando lo hay. Se escribe a interlineación sencilla y doble entre párrafos. En circulares de poca extensión se puede dejar interlineación de uno y medio entre renglones y doble entre párrafos.

Se redacta en tercera persona del singular o en primera del plural.

EJEMPLOS

Con agrado informamos al personal………….
La Dirección Administrativa se complace en comunicar…………..

3.4.7 Páginas subsiguientes

Se tiene en cuenta lo siguiente:

3.4.7.1 Se pueden utilizar hojas en blanco o que tengan impreso sólo el logotipo o la razón social.

3.4.7.2 La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas.

3.4.7.3 El encabezado se ubica de 2 cm a 3 cm del borde superior de la hoja en papel blanco o a dos interlineas del logotipo o de la razón social, con mayúscula inicial. Está constituido por la línea de identificación contra el margen izquierdo y número de la página contra el margen derecho.

La línea de identificación puede contener el grupo destinatario; opcionalmente la fecha abreviada o el numero (referencia); código de dependencia o código de dependencia y número.

EJEMPLOS

Márgen izquierdo

Para todo el personal
Para todo el personal 96-10-15
Para todo el personal 41235
DTH-41235
3.4.7.4 El primer párrafo de las páginas subsiguientes se inicia de dos a cuatro interlineas del encabezado.

3.4.7.5 El primer párrafo de las páginas antes de finalizar un párrafo completo, se dejan mínimo dos renglones en ésta y dos en la siguiente.

3.4.7.6 La última página debe contener como mínimo, el párrafo de cierre antes de la despedida.

3.4.8 Despedida

Expresión de cortesía que se escribe a dos interlineas del texto, contra el margen izquierdo tanto en estilo bloque como en estilo bloque extremo. Se puede presentar con una expresión breve seguida de coma (,) o con frase de cortesía terminada en punto (.)

Nota: Se usa una de las dos opciones

EJEMPLO:

Atentamente,
Agradecemos al personal el cumplimiento de estas normas.

3.4.9 Remitente

El nombre se sitúa de cuatro a seis interlineas después de la despedida en mayúscula sostenida. El cargo se anota a una interlínea del nombre, con mayúscula inicial, sin centrar.

Para la ubicación de estos datos se tiene en cuenta el estilo elegido.

De preferencia se firma a mano, sólo se justifica la firma mecánica (facsímil) o en la matriz, cuando la cantidad sea excesiva.

3.4.10 Líneas especiales

Los anexos e identificación del transcriptor se establecen según lo especificado en los numerales 3.3.10.1 y 3.3.10.3 de la NTC 3393.

3.5 ASPECTOS GENERALES

La circular interna no lleva saludo.

Se tiene en cuenta lo establecido en el numeral 3.4 de la NTC 3393.

APÉNDICE

4.1 NORMAS QUE DEBEN CONSULTARSE

NTC 1034: 1993, documentación. Escritura numérica de las fechas.

NTC 3393: 1.996, Documentación. Elaboración de cartas comerciales.